Stefan Kärvlings blogg

På sistone har jag skrivit några bloggar om Vänersborgs Byggnadsnämnd. Jag har tagit upp några fall från verkligheten, fall som kanske inte ger en alltigenom positiv bild av nämndens hantering av vissa byggärenden i kommunen. Snällt sagt. I de ärenden som jag har refererat, så har Byggnadsnämnden också lagt ner en avsevärd tid, för att på olika sätt ”tillrättavisa” enskilda kommuninvånare. Det står i kontrast till nämndens arbete uppe på Ursand, där Bert Karlsson enligt ryktena bygger ”lite som han vill”.

I onsdags, på kommunfullmäktige, sa nämndens ordförande Peter Göthblad på en direkt fråga om Ursand från Lutz Rininsland (V):

”Byggnadsnämnden har inte de ekonomiska eller personella möjligheterna att kontrollera varje arrendator. Vi förutsätter att lagarna följs.”

Det är inte utan att byggnadsnämndens agerande för tankarna till en av Jesus predikningar (Matt 23:24):

”Ni blinda ledare, som silar mygg men sväljer kameler!”

I den senaste ”byggbloggen” för några veckor sedan fick jag en kommentar till ”försvar” för nämnden:

”…nämnden granskades av JO (Justitieombudsmannen) i början av året. Nämnden fick en kort rapport att JO inte hade något speciellt av vikt att anmärka på.”

JO (=Justitieombudsmannen) inspekterade nämligen Byggnadsnämnden tidigare i år. Det var inte av någon speciell anledning, utan ett led i de regelbundna inspektioner som JO gör runt om i landet.

Och det låter ju bra – att JO var så positiv över Vänersborgs Byggnadsnämnd. I varje fall om man ser det från nämndens och kommunens sida…

Jag frågade några ledamöter i Byggnadsnämnden vad JO egentligen skrev i sin rapport. Döm av min förvåning när de sa att de varken hade fått tillgång till eller läst JO-rapporten…

Va’? Är inte det anmärkningsvärt? Jag menar, om Skolinspektionen har kommit med en rapport, eller kritik av något slag, så är det klart att detta behandlas i Barn- och Ungdomsnämnden. Under en särskilt punkt på dagordningen.

Borde inte samma förhållande råda i Byggnadsnämnden? Uppenbarligen inte. När jag tittar på Byggnadsnämndens sammanträdesprotokoll, så finns det inget särskilt ärende där JO:s rapport behandlas i nämnden. Istället har ledamöterna i Byggnadsnämnden fått en muntlig redovisning av en av chefstjänstemännen under punkten ”Uppföljning av:” – en standardpunkt som i stort sett alltid finns med på Byggnadsnämndens dagordning.

”Redovisning av JO:s bedömning efter utförd inspektion av byggnadsnämndens verksamhet, Vänersborgs kommun.
XX redogör för huvuddragen av det som framkommit i samband med genomförd inspektion.”

Och nämnden fick budskapet att JO inte hade hittat några allvarligare brister och att den kritik som fanns skulle åtgärdas.

Om det sedan är kutym att en av de som är ansvariga för verksamheten på förvaltningen redogör för den kritik som förvaltningen får av JO, utan att politikerna får tillgång till själva rapporten, vet jag inte. Men så var det.

Den 29 maj hade TTELA en kort artikel, ”JO hittade brister hos byggnadsnämnden”. I ingressen står det:

”JO hittade en del saker att peka på när det gäller byggnadsnämnden i Vänersborg. Vissa ärenden tar för lång tid, registreringen av handlingar kunde bli bättre och rutiner för mottagning av e-post behöver ses över.”

Det låter ju onekligen som om JO:s kritik kanske kunde vara av lite ”allvarligare” karaktär. Fast TTELA skrev också:

”Och några ovanligt stora fel hittades inte i Vänersborg.”

Det fanns bara en sak att göra – och det var att läsa rapporten själv. Vad stod det egentligen i JO:s rapport?

JO:s rapport finns inte i Byggnadsnämndens diarium. Rapporten är i och för sig diarieförd (28 maj), men rapporten är inte inscannad. Den går alltså inte att ladda ner. Det tycker jag är lite märkligt. Minst sagt. Det förenklar ju inte direkt för någon, t ex nämndens ledamöter, att ta del av den. Vid en direkt förfrågan till nämnden fick jag en adress där det gick att ladda ner JO:s rapport. Adressen gick till JO:s egen hemsida.

Äntligen!

Vid sin inspektionen granskade JO följande:

• utdrag ur diariet över byggnadsnämndens oavslutade ärenden
• delegationsordning
• rutiner för e-posthantering
• byggnadsnämndens protokoll samt delegationsbeslut från de senaste två åren
• ett antal av byggnadsnämndens äldsta ärenden om bygglov enligt plan- och bygglagen (1987:10, ÄPBL) respektive plan- och bygglagen (2010:900, PBL), i vilka beslut i lovfrågan inte meddelats
• de, enligt byggnadsnämnden, tio äldsta pågående ärendena om förhandsbesked om bygglov
• de, enligt byggnadsnämnden, tio äldsta oavslutade ärendena angående begäran om ingripande enligt 10 kap. ÄPBL
• oavslutade ärenden om strandskyddsdispens
• ett antal därutöver slumpvis utvalda ärenden.”

Och JO har i sin granskning hittat brister på varenda punkt. Och följaktligen har Byggnadsnämnden också fått kritik på varje enskild punkt.

Några exempel på vad JO skriver.

Under punkten ”Registrering av handlingar m.m.” skriver JO:

”Det kan alltså inte godtas att allmänna handlingar av ett visst slag ibland registreras och ibland ”bara” hålls förvarade i viss ordning. Om inte alla handlingar i ett ärende registreras enligt samma system försvåras allmänhetens insyn. Nämnden bör därför se över sina rutiner för registrering av handlingar i enlighet med det nu sagda.”

Under ”Oavslutade ärenden i diariet”:

”Av vad som redovisats framgår att diariet inte ger en korrekt bild av byggnadsnämndens ärendebalanser. Nämnden har ansvaret för att ärenden avslutas inom rimlig tid. För att kunna fullgöra detta ansvar krävs ett tillförlitligt diarium.”

Punkten ”Särskilt om bevakning av tjänstemäns e-postbrevlådor”:

Ett e-postmeddelande som inkommit till en tjänstemans e-postbrevlåda och som rör myndighetens verksamhet är att anse som inkommen till myndigheten. … Det är således inte tillräckligt att använda funktionen ”autosvar” i e-postsystemet vid frånvaro. … Byggnadsnämnden bör se över hanteringen av e-post i det nu aktuella hänseendet.”

När det gäller ”Dokumentation” så är JO särskilt tuff:

”Den muntliga information och de kontakter och övriga åtgärder som förekommer under ett ärendes handläggning måste dokumenteras fortlöpande. Dokumentationen ska vara utförd på ett sådant sätt att den inte lätt kan utplånas samt vara daterad och signerad. För vissa fall framgår dokumentationsskyldigheten direkt av lag. I 15 § förvaltningslagen (1986:223) föreskrivs att uppgifter som en myndighet får på annat sätt än genom en handling och som kan ha betydelse för utgången i ärendet ska antecknas av myndigheten, om ärendet avser myndighetsutövning mot någon enskild. … Det är från rättssäkerhetssynpunkt viktigt att alla uppgifter som behövs för ärendets bedömning redovisas i akten. Även uppgifter som bara rör ärendets yttre gång och som inte direkt tillför ärendet sakuppgifter bör i stor utsträckning dokumenteras.”

Under punkten ”Långsam handläggning” redovisar JO en mängd exempel, som tar närmare 4 sidor i anspråk i rapporten. JO skriver:

”Varje ärende där någon enskild är part ska enligt 7 § förvaltningslagen handläggas så enkelt, snabbt och billigt som möjligt utan att säkerheten eftersätts. Det innebär bl.a. att ärendet inom rimlig tid ska avslutas genom någon form av beslut. I flera av de nyss återgivna ärendena verkar handläggningen ha avstannat i avvaktan på att den enskilde ska återkomma till nämnden. När ett ärende har inletts hos en myndighet ankommer det emellertid på myndigheten att driva fram ärendet till ett avgörande. Det är inte godtagbart att myndigheten lägger ansvaret för ärendets fortsatta handläggning på den enskilde. … Det är också viktigt för respekten för myndigheterna att de ärenden som sätts igång verkligen följs upp. Det är i detta fall byggnadsnämnden som har det ansvaret.”

Det känns tungt.. Och JO avslutar:

”I ett par av de granskade ärendena enligt 10 kap. ÄPBL hade, som redogjorts för, inkommit ansökningar om bygglov vilka uppenbarligen inte noterats av handläggaren. Dessa iakttagelser ger anledning att framhålla vikten av noggrannhet.”

JO går vidare med ”Handläggningen av lovärenden enligt PBL”:

”I PBL finns uttryckliga tidsfrister för handläggningen av ärenden om lov och förhandsbesked som inletts sedan den 2 maj 2011. Av 9 kap. 27 § PBL framgår att byggnadsnämnden ska handlägga sådana ärenden skyndsamt och meddela sitt beslut om lov eller förhandsbesked inom tio veckor från det att den fullständiga ansökningen kom in till nämnden. Om det är nödvändigt på grund av utredningen i ärendet, får tiden förlängas en gång med högst tio veckor utöver de ursprungliga tio veckorna. Sökanden ska informeras om förlängningen och skälen för den innan den ursprungliga tiden har gått ut. … Det finns dock även här anledning att betona att det är nämnden som har ansvar för att ett ärende drivs framåt på ett aktivt sätt. … Jag har i tidigare beslut (se t.ex. JO:s beslut den 22 oktober 2012, dnr 4086-2011) uttalat att, även om nämndens skyldighet att skicka mottagningsbevis formellt sett bara gäller vissa av lovärendena, det är lämpligt att nämnderna tillämpar regeln om mottagningsbevis i 9 kap. 27 § andra stycket PBL generellt.”

JO tog också upp ”Hanteringen av en jävsfråga”:

”Någon gång kan det hända att den som utpekas som jävig inte anser sig jävig. I så fall måste nämnden avgöra jävsfrågan genom ett formellt beslut. De skrivelser som inkom från fastighetsägarna beträffande den aktuelle tjänstemannen bör enligt min mening uppfattas som invändningar om jäv. Eftersom tjänstemannen inte självmant avstod från att delta i handläggningen av ärendet borde nämnden alltså ha fattat ett formellt beslut i jävsfrågan.”

Och till sist, ”Kommunicering i ärenden om lov”:

”Både ÄPBL och PBL innehåller flera avvikelser från förvaltningslagen. I 8 kap. 22 § ÄPBL respektive 9 kap. 26 § PBL regleras byggnadsnämndens skyldighet att bl.a. kommunicera material med sökanden inför beslut i ett ärende om lov. Det är alltså dessa bestämmelser som då ska tillämpas i stället för 17 § förvaltningslagen.”

Det är möjligt att några kan uppfatta JO:s kritik som att det inte finns ”några ovanligt stora fel”. Eller som kommentaren jag fick på min tidigare blogg:

”… JO inte hade något speciellt av vikt att anmärka på.”

Kanske är det så. Kanske är det en definitionsfråga… Det känns dock inte så… För en utomstående tycks kritiken vara både tuff och omfattande. JO hade ju faktiskt kritik på samtliga de områden som granskades…

Det är också möjligt att den kritik som JO har levererat har åtgärdats av Byggnadsnämnden. Det får man väl hoppas.

Men visst borde JO:s granskningsrapport ha delats ut till nämndens ledamöter och, åtminstone, resulterat i en särskild punkt på dagordningen? Och visst borde rapporten gå att hämta i diariet? Jag kan inte hjälpa att jag får en liten, liten känsla av att JO:s rapport har ”gömts undan”. I varje fall lite, lite grann…