Stefan Kärvlings blogg

Detta är en direkt fortsättning på föregående blogg, ”Svidande kritik från revisorerna – kommunhuset (1/3)”.

Rapporten från PwC

PwC redogör för händelseförloppet, angående kommunhusets renovering och ombyggnad, i kronologisk ordning. Revisorsrapporten börjar således med utbytet av ventilationen i fläktrummet år 2014.

Redan i detta tidiga stadium började det strula. Det kom inga anbud utifrån kommunens förfrågningsunderlag, utan kommunen var tvungen att uppvakta tre entreprenörer för att inleda en diskussion om direktupphandling. Samhällsbyggnadsnämndens upphandlingsutskott beslutade så småningom att tilldela Fyrkantens Ventilation totalentreprenaden på 6,72 milj kr.

Det var stor tidsmässig skillnad mellan färdigställandetiden som Fyrkanten AB angav i sitt anbud och den som står i Administrativa Föreskrifter, som är en del av Vänersborgs Kommuns förfrågningsunderlag. Så skriver PwC och fortsätter:

”Vi har efterfrågat dokumentation som bekräftar att parterna kommit överens om tidsförskjutningen, men enligt uppgift finns ingenting dokumenterat angående tidsförskjutningen.”

Det kanske inte var så allvarligt, men Fyrkantens anbud innehöll också en del reservationer angående utförandet. PwC skriver att underlag har efterfrågats som bekräftar att kommunen accepterade reservationerna, men:

”enligt uppgift finns dessa uppgifter ej dokumenterade.”

Det visade sig att arbetet i fläktrummet varken höll budget eller tidsplan. Projektet kostade 8,22 milj kr, dvs 1,5 milj kr mer än anbudet.

Sedan beskriver PwC renoveringen av kommunhuset. Avsnittet heter ”Ombyggnation och renovering av kv. Myrten 10”. Det innehåller en längre redogörelse av de mätningar och undersökningar som diverse företag utförde under en stor del av 2015 och 2016 i olika (de flesta) delar av kommunhuset. (Även en asbestinventering utfördes. Revisorerna har emellertid inte tagit del av denna rapport.) Dessa undersökningar tycks aldrig ha sammanställts, men det räckte tydligen med att en av undersökningarna presenterades för kommunens centrala samverkansgrupp där även kommunalråd medverkade:

”[kommunalråden] lät meddela att problemen med inomhusmiljö skulle åtgärdas och prioriteras. Efter detta påbörjades ombyggnation av kommunhuset del 1. Det fattades dock inget politiskt investeringsbeslut avseende ombyggnation av kommunhuset del 1.”

Det är alltså här som PwC och revisorerna inte är riktigt tydliga. Som jag skrev tidigare så fattade ju faktiskt kommunfullmäktige ett beslut den 26 april 2017 om 50 milj kr för åtgärder i kommunhuset. Men jag förstår det som så att revisorerna och PwC menar att renoveringsarbetet då faktiskt har pågått under en tid innan kommunfullmäktige fattade detta beslut. Och det har ju PwC helt rätt i – det fattades inget beslut förrän i efterhand. Och så får det självklart inte gå till. Ordet anmärkningsvärt räcker knappast till för att beskriva agerandet, eller bristen på.

Att PwC dessutom konstaterar att ingen löpande rapportering av kostnadsläget skedde för dessa pågående ombyggnationer är väl inte heller ägnat att förvåna…

Under 2017 upprättade fastighetsenheten (inom samhällsbyggnadsförvaltningen) en kalkyl för de återstående renoveringskostnaderna. En upphandling gjordes om att utföra en totalentreprenad för om- och tillbyggnad samt ytskiktsrenovering av befintligt kommunhus. PwC är inte riktigt nöjt:

”Vi noterar att mängden och omfattningen av genomförda projekteringar snarare indikerar att kommunen borde ha upphandlat en utförandeentreprenad (vilket i regel resulterar i ett lägre anbudspris).”

Det är oklart skriver PwC om el och VVS ingick i totalentreprenaden. Även om företrädare för fastighetsenheten har meddelat att detta var inkluderat och att entreprenörerna visste om detta. Annars är PwC nöjda med underlagen. De var tydliga i krav- och prisfrågor, färdigställandetid och tidplan, liksom i krav på möten och ÄTA-underlag.

Två företag lämnade offerter på kommunens anbudsförfrågan. Då är vi i januari 2018, och vi pratar om etapp 2. Brunbergs Bygg AB, som hade gjort en stor del av arbetet under etapp 1, lämnade ett anbud på 37,5 milj kr och Inter Bygg Västra Götaland AB hade ett pris på 36,857 milj kr. Skillnaden mellan anbuden var alltså bara 643.000 kr. Inter Bygg fick entreprenaden.

PwC skriver:

”vi (anser) att de tekniska och finansiella kraven på leverantören var oproportionerligt låga. Exempelvis fanns inget omsättningskrav med. Inter Bygg Västra Götaland hade år 2017 en omsättning på 20.667 tkr, vilket alltså motsvarar ungefär hälften av vad anbudssumman som bolaget offererade. Detta innebär en stor omställning för bolaget, och således en risk för kommunen.”

PwC är således mycket tveksam till att Inter Bygg fick entreprenaden, eftersom förfrågningsunderlaget faktiskt innehöll ett krav på finansiell styrka. Vilket PwC anser att Inter Bygg inte hade. Och sedan skilde det ju bara 1,75% mellan anbuden. Men det finns ytterligare en aspekt som gör PwC misstänksam:

”Vidare skulle anbud inlämnas skriftligen via brev enligt förfrågningsunderlaget, vilket försvårar spårning. Ur ett kontrollperspektiv är kombinationen av låg skillnad mellan anbudsgivarnas pris och att inlämning ska ske via brev anmärkningsvärd.”

Det här låter mycket allvarligt. Tyvärr kommer inte PwC vidare, eftersom de som arbetade med förfrågningsunderlaget inte längre arbetar kvar i kommunen.

När arbetet med renoveringen och ombyggnaden kom igång så visade det sig att en del ändrings- och tilläggsarbeten (ÄTA) var tvungna att utföras. De gjordes helt enligt reglerna och avtalet mellan företaget och kommunen. ”ÄTORna” kom att uppgå till 4,2 milj kr.

”Vi på PWC anser att omfattningen och karaktären av ÄTA-arbeten som genomförts i ombyggnationen av kommunhuset inte är förenligt med god intern kontroll. Istället menar vi att ÄTA-arbeten uppkommit mot bakgrund av bristfällig projektering och tilläggsarbeten som kommunen borde ha haft med förfrågningsunderlaget (e.g. tillgänglighetsanpassning).”

Mer kritik alltså. Men här antar jag att kommunen kan ha en avvikande uppfattning. Men PwC har mer att anföra kring ÄTOR…

Det finns nämligen ingen tydlig rutin kring hur ÄTOR ska hanteras i kommunen och det finns heller inte i någon delegeringsordning. Frågor som vem som godkänner ÄTOR och till vilket belopp är otydligt, eller obesvarat… Och det tycker jag, efter erfarenheterna kring arenabygget med mängder av ÄTOR, som en viss projektledare beslutade i stort sett på egen hand, är tämligen uppseendeväckande.

ÄTOR:na för projektet under perioden juni 2018 till november 2018 var på 584.000 kr. Detta trots att Inter Bygg hade totalentreprenad.

PwC avslutar just denna del i granskningen:

”Det finns ingen särskild rutin för mutor och jäv.”

Och dessa ord kan väl få vem som helst att hoppa till… PwC skriver emellertid, på ett annat ställe i texten, att de:

”har dock inte kunnat se att avsaknaden av rutin för att förebygga mutor och jäv har drabbat ombyggnationen av kommunhuset.”

Samtidigt som arbetet pågick i kommunhuset så skulle sessionssalen rivas, även där var det nämligen mögellukt. Huruvida lukten kom inifrån salen eller från ”slussen”, dvs passagen mellan kommunhuset och sessionssalen (där vigselrummet var placerat), blev enligt vissa personer aldrig riktigt klarlagt. (De här personerna hävdar att sessionssalen kan ha rivits i onödan…) Den här problematiken låg emellertid utanför PwC:s uppdrag, och nämns överhuvudtaget inte i rapporten.

Samhällsbyggnadsnämnden ansökte om rivningslov i januari 2017. Det fattades emellertid inget beslut om att starta upphandlingen av rivningen av sessionssalen och det finner PwC naturligtvis anmärkningsvärt. Det hindrade dock inte processen tydligen.

Två företag inkom med anbud och företaget Sweden Demolition i Väckelsång AB vann upphandlingen. Beslutet överklagades dock av det andra företaget, Hål i Betong AB. I april 2018, tiden går…, fick Hål i Betong rätt och därmed också rivningsentreprenaden. Rivningen skulle kosta 1,85 milj kr. Det visade sig sedan att det uppkom ÄTOR, så klart, för sammanlagt 539.000 kr.

Och här är PwC:s beskrivning av händelseförloppet slut. Sedan följer, kan man säga, slutsatserna. Men de redogör jag för i kommande blogg, ”Svidande kritik från revisorerna – kommunhuset (3/3)”.

Den här bloggen är alltså en direkt fortsättning på ”Svidande kritik från revisorerna – kommunhuset (1/3)”. Den avslutande delen är ”Svidande kritik från revisorerna – kommunhuset (3/3)””.